¿Necesita saber de forma rápida y automática que invitados a un evento confirman su asistencia?

En Towerplane ofrecemos nuestro servicio automático de confirmación de asistencia a un evento,  a través del envío masivo y personalizado de correos electrónicos con recogida automática de respuesta.

Este servicio tiene la gran ventaja de reducir enormemente el tiempo de confección de listas de asistentes dedicado por parte de la organización del evento. Está especialmente recomendado a aquellas empresas que organizan eventos para grupos cerrados de invitados; empleados , distribuidores, clientes …, y cuyos datos de contacto están recogidos previamente en una base de datos.

Para la persona que recibe el correo electrónico de invitación es muy sencillo hacer clic en la opción elegida: Si asistiré/No asistiré. Esta acción permite al sistema recoger automáticamente las respuestas de todos los invitados.

Los pasos fundamentales del servicio son:

  1. Importación de BD de destinatarios. Se requiere al menos nombre, apellidos y dirección de correo electrónico de cada invitado.
  2. Preparación de plantilla de correo electrónico. Se confecciona a partir de las imágenes y texto ofrecido por el cliente.
  3. Programación del tratamiento de respuestas. Corresponde a las acciones que permitirán disponer de forma automática de listados de asistentes confirmados.
  4. E-mailing personalizado. Se realiza el envío de todos los correos electrónicos a través de sistema controlado.
  5. Informes de asistentes confirmados. La organización dispondrá en tiempo real de listado de invitados que han confirmado, o no, su asistencia al evento, o si están pendientes aún de su confirmación. Esta información es importante para el lanzamiento de un e-mailing de recordatorio.

Además del uso básico del servicio para conocer a las personas que confirman la asistencia a un evento, es posible encadenar otras acciones, como la de dar de alta al invitado como usuario de la App del evento, o responder con un correo electrónico de invitación formal, donde se incorpore un código QR para el control de acceso. También, si la organización requiere algún dato adicional de los invitados (número de teléfono, DNI, etc)  la confirmación de asistencia lanzaría un formulario para la recogida de los mismos.

Las posibilidades de personalización del servicio son muchas, y para contar con la mejor solución y presupuesto, dispone de la experiencia de nuestro equipo de Entrada Electrónica.